I. Bảng dự trù kinh phí xây dựng tổng đài IP-PBX đơn giản
Mô Tả | Số Lượng | Giá USD | Thành Tiền |
Tổng đài IP - PBX Standard - 100 máy nhánh - 22 cuộc gọi đồng thời - Thống kê lịch sử cuộc gọi - Rước cuộc gọi từ một máy nhánh khác - Lưu cuộc gọi - Hội nghị nhiều máy nhánh - Voice mail - Đổ chuông theo nhóm - Thông báo theo nhóm bằng âm thanh | 1 | 500 | 500 |
Card FXS - mỗi card tận dụng lại 2 điện thoại analog chuyển thành tín hiệu IP để đưa vào tổng đài IP | 1 | 75 | 75 |
Điện thoại bàn analog | 5 | 10 | 50 |
Tổng trước thuế | | | 625 |
II. Giải pháp Tổng đài điện thoại VoIP
1. Giới thiệu:
Với hàng chục văn phòng chi nhánh ở các địa phương, bạn đang loay hoay với khoảng kinh phí không lồ khi đầu tư xây dựng hệ thống tổng đài doanh nghiệp phục vụ cho hoạt động thông tin liên lạc hàng ngày hay cuối tháng, bạn phải “điên đầu” với hàng đống hóa đơn tiền cước phí điện thoại liên lạc của các bộ phận, phòng ban…Giải pháp tổng đài IP có thể là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoặc cắt giảm đầu tư hệ thống tổng đài doanh nghiệp.
Giải pháp tổng đài IP là dịch vụ thoại tiên tiến cho doanh nghiệp, là giải pháp mới cho các ứng dụng tương đương dịch vụ tổng đài doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có nhiều văn phòng chi nhánh ở tất cả các nơi trên toàn quốc, tổng đài IP sẽ thiết lập tất cả các văn phòng chi nhánh thành một mạng riêng của doanh nghiệp mình đồng thời có thể sử dụng các dịch vụ, các ứng dụng mới, linh hoạt trên nền IP.
2. Mô hình hoạt động tổng đài IP:
Mô hình 1:
Mô hình 2:
Các điện thoại IP kết nối với tổng đài IP bằng cáp RJ45 (cáp internet) thông qua hệ thống mạng LAN hoặc internet.
Có thể kết nối nhiều tổng đài IP với nhau.
Tổng đài IP kết nối với line điện thoại sẵn có hoặc đăng ký SIP Trunk từ các nhà mạng.
3. Lợi ích khi sử dụng tổng đài IP:
- Dễ dàng triển khai và cấu hình hơn so với tổng đài truyền thống:
- Một tổng đài IP hoạt động dựa trên hệ thống mạng LAN hoặc internet nên dễ dàng kết nối với tổng đài, dễ dàng triển khai. Ngược lại, hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu mỗi điện thoại phải kết nối trực tiếp với tổng đài không được thông qua thiết bị trung gian. Điều này giúp bạn dễ dàng mở rộng hoặc di chuyển hệ thống điện thoại.
- Dễ dàng quản lý hơn với giao diện web. Ngược lại, hệ thống tổng đài truyền thống thường có giao diện khó xử lý và thường dành cho các kỹ thuật viên về viễn thông.
- Tiết kiệm đáng kể cước gọi khi dùng nhà cung cấp VOIP:
- Với tổng đài IP, bạn có thể dễ dàng dùng dịch vụ VOIP (voice over internet protocols) cho các cuộc gọi đường dài và gọi quốc tế. Chi phí hàng tháng giảm đi đáng kể. Nếu bạn có nhiều chi nhánh, bạn có thể kết nối hệ thống điện thoại giữa các chi nhánh và gọi điện hoàn toàn miễn phí giữa các chi nhánh.
- Khả năng mở rộng
- Một hệ thống tổng đài IP dễ dàng quản lý một lượng lớn các máy nhánh – bạn chỉ cần mua them một điện thoại IP để kết nối. Ngược lại, hệ thống tổng đài truyền thống cần phải có nhiều module đắt tiền mới có thể mở rộng được số lượng máy nhánh. Trong vài trường hợp bạn cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài mới.
- Hỗ trợ khách hàng tốt hơn và tăng hiệu suất làm việc:
- Với hệ thống tổng đài IP bạn có thể tích hợp các tính năng của điện thoại vào các ứng dụng kinh doanh. Ví dụ: tự động lưu trữ cuộc gọi khi bạn nhận được cuộc gọi của khách hàng, cải thiện một cách đáng kể dịch vụ chăm sóc khách hàng và giảm chi phí bằng cách giảm số lượng cuộc gọi. Hoặc tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, bạn không cần phải bấm phím để gọi khách hàng.
- Hai hệ thống tổng đài với một nửa chi phí:
- Hệ thống tổng đài IP dựa trên nền IP nên dễ dàng phát triển các tính năng cộng thêm. Hầu hết các tổng đài IP có nhiều tính năng mới và rất hữu ích bao gồm: hội nghị, gởi thông báo bằng âm thanh, voice mail, đổ chuông theo nhóm, các báo cáo chuyên sâu, đàm thoại 3 chiều, rước cuộc gọi…. những tính năng này thường rất đắt khi muốn triển khai trên hệ thống tổng đài truyền thống.
- Dễ dàng di chuyển và kết nối:
- Nếu nhân viên di chuyển địa điểm làm việc một khoảng thời gian, họ chỉ cần đơn giản di chuyển điện thoại IP của họ và dễ dàng trả lời các cuộc gọi đến máy nhánh đó. Văn phòng có thể chuyển đến bất kỳ nơi nào trên thế giới nhờ giao thức internet.
- Việc mở rộng không những được thực hiện dễ dàng thông qua mạng LAN với IP phone mà còn với softphone cài đặt trên PC, laptop, Smart phone (Nokia, Iphone, Blackberry..). Tiện ích của cài softphone là các giám đốc có thể gọi điện thoại về công ty khi ở bên ngoài mà không phải tốn cước cuộc gọi.
- Dễ dàng sử dụng: điện thoại IP dễ dàng sử dụng.
- Các nhân viên thường bối rối khi dùng các tính năng cao cấp trong hệ thống tổng đài: ví dụ: cài đặt một cuộc gọi hội nghị trên một tổng đài truyền thống thường cần có nhiều hướng dẫn.
- Ngược lại, tổng đài IP với giao diện than thiện dễ dàng sử dụng hơn. Hơn nữa, người sử dụng có được cái nhìn tốt hơn về tình trạng hiện tại của các máy nhánh khác.
- Một công ty toàn cầu:
- Với tổng đài IP, bạn có thể đăng ký số thuê bao từ nhiều quốc gia trên thế giới. Khi đó, khách hàng của bạn ở một quốc gia có thể gọi đến số điện thoại của bạn tại quốc gia đó còn bạn thì nhận được cuộc gọi đó khi đang ở một quốc gia khác.
4. Kết luận
Đầu tư một hệ thống tổng đài IP không những có nhiều lợi ích cho các công ty đầu tư một hệ thống điện thoại mới mà còn cho những công ty đã sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống. Một hệ thống tổng đài IP mang lại sự tiết kiệm đáng kể trong quản lý, bảo trì và cước cuộc gọi. Vì vậy, việc nâng cấp lên tổng đài IP luôn là lựa chọn sáng suốt cho bất kỳ công ty nào.
Để tham khảo thêm về hệ thống, click tại đây: gmtelecom.vn/giai-phap-contact-center-call-center-theo-yeu-cau.html